不懂SOP讓你一個頭兩個大? 簡易SOP製定五招, 立即打造個人化效率流程

撰文: 吳凱若

SOP的重要性, 我曾在之前發表過一篇文章來闡述: SOP有效嗎? 取決於善用還是呆用

SOP指標準作業流程(Standard Operation Procedure)

所以這SOP有多重要, 凱若就不再贅述了, 在我前面八年的上班族生涯中, 因為大多是在上市公司和大型企業擔任HR的角色, 所以受到了很好的磨練, 不管是化繁為簡還是由小做大, 都可以用大大小小的SOP擬定來完成使命, 複製給團隊, 也很習慣運用這樣的方法來解決自己工作上或生活上大大小小的問題, 再配合表格管理和績效管理應用(KPI等…), 常常能讓頭緒快速釐清, 但大部份的人在工作中不見得有學習製定SOP的學習機會, 或著是方式過於繁瑣或理論化而難以應用和改良, 讓很多人一個頭兩個大, 今天凱若就要教你用最簡易的方法, 來搞定SOP這個課題, 不管是在職場應用或個人生活, 都可以讓你效率倍增, 事半功倍喔!

1.    設立目標結果
目標有分短中長期, 這邊示範的案例, 先以短期可複製的行為來做示範, 比方你要達成的目標是T1: 成交一筆訂單, 成交訂單是你的目標, 那麼就要回溯成交訂單前讓做那些事情才能達標, 這個最終目的就是你要確立的目標, 又或者你要解決的問題是: T2: 體重過重, 那麼你的目標就是瘦下15公斤, 一樣我們就要擬定達到這個目的具體策略!

2.    拆解擬定大環節
拆解出來的大環節就是你要做那些行動去構成目標完成的大步驟,以T1的目標: 成交一筆訂單來說, 大環節可能是:

而以T2的目標: 減重15公斤, 則可能是:

這樣把你的目標達成的過程中該有什麼大步驟先記錄下來, 是不是己經開始有一些明朗化的感覺了呢?

3.    撰寫細分流程
接下來, 就是逐一針對第二項的五大步驟去列出可能的細部作法流程, 以A1的相標來說, 步驟1可能是列出名單或購買工商名錄, 步驟2可能是電訪及親訪時的話術流程及Q & A, 步驟3可能是拜訪過後開始關注有意願的客戶提供服務說明及目錄, 步驟4可能是提供提案及報價積極互動, 步驟5可能是訂單進入成交流程及後續的售後服務相關事項, 當己把大步驟列出來, 又己經撰寫好大步驟每一項的細分流程後, 就可以再做出相應的表單來實施囉!

4.    試運作及記錄
到了這一步驟, 表示流程及方法己經明確化了, 就要開始執行, 在從執行的過程和詳實記錄和反應問題, 而落實SOP的重點在於手把手的教育訓練示範, 讓受訓者實際感受和模擬出SOP的精髓所在, 並實際操作給訓練者來評估是否合格及如何加強, 而切忌只是給白紙黑字的SOP手冊就放牛吃草, 若是個人自己使用的, 則就照著流程走就好, 另外搭配上相應的檢查表, 只要動起來, 馬上就可以看到改變喔!

5.    修正與創新
最後, 就是在執行後定期修正不順暢的流程和環節, 使之更有效率, 並可以想一些創新的點子來強化成效, 比方銷售服務創新的流程, 就可以帶入一些顧問式銷售的技巧來強化, 或者用較有特色的服務流程來吸引顧客好感度和新奇感, 以此類推!

而在經過這五步驟後, 可以進一步設定量化的目標，設定期間，再把進度分配在期限裡, 比方說: 3個月內訂單金額達到60萬, 或10個月內體重下降15公斤等等, 再去細部設定出日目標、週目標、月目標等數字, 化繁為簡, 神奇的力量也就會在日積月累中慢慢的產生囉!

以上就是凱若把多年的經驗用深入淺出, 濃縮和簡化的方式來讓你了解, SOP其實並沒有這麼難, 用對方法, 不管是在企業經營中的各種任務或是自身的目標達成都會有很大的助益, 可以讓人生更美好喔!